Dans le cadre de son fonctionnement normal, une association, une fondation ou un fonds de dotation peut collecter et conserver certaines données à caractère personnel concernant aussi bien ses membres que ses mécènes.
Constituent des données à caractère personnel, selon la CNIL :
l’identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe et mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique ;
les informations relatives à la gestion administrative de l’organisme : état des cotisations, position vis-à-vis de l’association, informations strictement liées à l’objet statutaire de l’organisme, identité bancaire pour la gestion des dons ;
données de connexion (date, heure, adresse internet protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.
Toutes ces données sont dispensées de déclaration dans les conditions suivantes :
1/ Finalités du traitement
Les traitements doivent avoir pour seules finalités :
l’enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, en particulier la gestion des cotisations, conformément aux dispositions statutaires qui régissent les intéressés ;
d’établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres ou de contacts, notamment en vue d’adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’organisme ;
d’établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet. Le traitement peut avoir également pour finalité la tenue d’annuaire d’anciens élèves ou d’étudiants ;
d’effectuer par tout moyen de communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects.
Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.
2/ Destinataires des données
Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des données :
Les personnes statutairement responsables de la gestion de l’association ;
Les services chargés de l’administration et de la gestion des membres ;
Eventuellement, les organismes gérant les systèmes d’assurance et de prévoyance, applicables aux activités de l’association.
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’activité de l’organisme peuvent faire l’objet, sous réserve du consentement des personnes concernées :
* d’une diffusion sous la forme d’un annuaire ;
* d’une cession, location ou d’un échange à des fins de prospection, à l’exclusion d’opérations de prospection politique.
3/ Durée de conservation
Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées après la démission, la radiation ou le départ, sauf accord exprès de l’intéressé. S’agissant des donateurs, la CNIL recommande qu’elles ne soient pas conservées au-delà de deux sollicitations restées infructueuses. Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes mesures utiles pour s’assurer que les données sont exactes, complètes et mises à jour et correspondent à des personnes qui ne se sont pas opposées à recevoir des sollicitations. En tout état de cause, les données doivent être conservées pour une durée limitée. Concernant les données relatives aux prospects, à savoir celles issues d’un fichier loué, elles ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons pour lesquelles elles ont été louées.
4/ Information et consentement des personnes concernées
Les personnes concernées sont informées, lors de leur adhésion, de l’identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d’opposition, d’accès et de rectification ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits.
En cas d’établissement d’annuaire :
Lorsque les données figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les personnes concernées doivent en être préalablement informées et doivent être mises en mesure de s’opposer à ce que tout ou partie des données les concernant soit publié. La CNIL recommande à cet égard que l’accès à l’annuaire par le biais d’internet soit en accès restreint et que les personnes aient la possibilité d’indiquer les informations qu’elles ne souhaitent pas voir diffuser comme leur adresse personnelle tant sur la version web que papier de l’annuaire. Les personnes figurant dans l’annuaire doivent également avoir été mises en mesure de s’opposer à ce que les données les concernant soient utilisées à des fins de prospection.
En cas d’opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects :
Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais, à tout moment et sans justification. Dans le cas où les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale par voie électronique, les personnes concernées doivent préalablement consentir à une telle utilisation. Dans cette hypothèse, les personnes doivent avoir été invitées, au moment de la collecte de leurs données, à consentir de manière simple et dénuée d’ambiguïté à une utilisation de leurs données à des fins commerciales.
La CNIL rappelle que le responsable du traitement qui utilise des données issues d’un fichier loué est tenu de prendre toutes mesures auprès du prestataire pour s’assurer que les personnes ne se sont pas opposées ou ont consenti à une utilisation de leurs données à des fins de prospection.
La CNIL recommande que les messages de sollicitations indiquent aux personnes démarchées l’origine des informations utilisées pour leur faire parvenir ce message lorsque les données n’ont pas été recueillies directement par l’organisme à l’origine du message. Si les données à caractère personnel ont été collectées via un formulaire, le droit d’opposition ou le recueil du consentement préalable doivent, selon les cas, s’exprimer par un moyen simple tel que l’apposition d’une case à cocher.
En cas d’accès ou d’inscription d’informations dans l’équipement terminal de la personne :
Lorsque le responsable du service de communication au public en ligne utilise des procédés de collecte automatisés de données tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations stockées dans l’équipement terminal de connexion de l’utilisateur ou à inscrire, par la même voie, des informations dans son équipement terminal de connexion (par exemple : cookies, applets Java, composants active X ou autre code mobile), les utilisateurs sont informés de la finalité de l’utilisation de ces procédés et des moyens dont ils disposent pour s’y opposer.
En tout état de cause, le responsable de traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. L’accès au traitement se fait au moyen d’un mot de passe individuel régulièrement renouvelé ou par tout autre dispositif au moins équivalent.
Enfin, il convient de noter que ne peuvent bénéficier de l’exonération de déclaration, les traitements comportant les données suivantes :
- les données qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci (art. 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;
- les données concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (art. 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;
- les données relatives aux difficultés sociales et économiques des personnes ;
- le numéro d’inscription au répertoire d’identification des personnes (numéro INSEE ou numéro de sécurité sociale).
Les traitements comportant les données listées ci-dessus doivent faire l’objet de formalités déclaratives préalables dans les conditions prévues par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
En savoir plus :
Délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par des organismes à but non lucratif abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006-130 du 9 mai 2006 (décision de dispense de déclaration n° 8)
Lydie SOALLA